Privacy Statement

This is a privacy policy, available in both Welsh and English

Hysbyseb Preifatrwydd Coleg Cambria ar gyfer Darpar Weithwyr

Mae’n rhaid i Goleg Cambria (“y coleg”) gasglu gwybodaeth gan ddarpar weithwyr er mwyn cynnal ei weithdrefnau a’i ddyletswyddau fel cyflogwr. Bydd y coleg yn gwneud pob ymdrech i gydymffurfio â’r gyfraith ymhob agwedd o ymdrin â data a dim ond ar gyfer rhesymau cyfreithlon y bydd yn ei ddefnyddio. Bydd y coleg yn cymryd gofal priodol wrth brosesu data. Bydd y coleg yn sicrhau bod data yn amserol, yn gywir ac yn ddiogel, ac yn cydymffurfio ag egwyddorion cyfrinachedd, uniondeb ac argaeledd data. Y Swyddog Diogelu Data dpo@cambria.ac.uk - fydd yn gyfrifol am oruchwylio’r egwyddorion hyn. Yn yr achos hwn, Coleg Cambria yw’r unig Reolydd Data (“y rheolydd”) a’r Prosesyddion Data yw Coleg Cambria a Blue Octopus.

Mae ymdrin â data personol yn fater sensitif ac ni fydd staff y coleg yn datgelu unrhyw ddata heb ganiatâd yr unigolyn y mae’r data yn berthnasol iddyn nhw, neu heb seiliau cyfreithiol, gweithredol neu gytundebol. Os yw data yn cael ei ddatgelu i asiantaethau eraill mae contract yn bodoli er mwyn trosglwyddo’r data hwn.

Yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), mae gan unigolion hawliau y bydd y coleg yn eu hwyluso a’u gwarchod fel a ganlyn:

  • Yr Hawl i gael Gwybod - dylai unigolion ddeall y data maent yn ei gyflwyno a sut fydd y data yn cael ei brosesu
  • Yr Hawl i Fynediad - dylai unigolion allu gweld y data sy’n cael ei gadw gan y Rheolydd Data, os ydynt yn dymuno gwneud hynny.
  • Yr Hawl i Gywiro - gall unigolion ofyn am gael cywiro data personol sy’n anghywir
  • Hawl i Ddileu (Yr "Hawl i gael ei Anghofio") - gall unigolion ofyn am gael dileu eu data personol os nad oes sail gyfreithlon gan y coleg i’w gadw
  • Yr Hawl i Gludadwyedd - dylai'r Rheolydd Data symud data'r unigolyn i reolydd arall i'w ddefnyddio ymhellach
  • Yr Hawl i Wrthwynebu - gall unigolion wrthwynebu prosesu eu data os ydynt yn amau nad yw'r sail dros wneud hynny yn gyfreithlon

Yn yr achos hwn, rydym yn casglu eich gwybodaeth er mwyn asesu eich cais i weithio yng Ngholeg Cambria. Bydd y coleg yn prosesu’r data hwn oherwydd bod gennym ni seiliau cyfreithlon a chyfreithiol i adolygu eich cais. Gallwch dynnu eich caniatâd i’r coleg prosesu eich data yn ôl ar unrhyw adeg. Gallwch dynnu yn ôl eich cydsyniad i’r coleg brosesu eich data unrhyw bryd. Sylwer, os nad ydych yn cyflwyno’r wybodaeth berthnasol, ni fyddwn yn gallu prosesu eich cais.

Bydd y data sy’n cael ei gasglu yma ar gael i’w weld gan aelodau staff Adran AD y coleg, Blue Octopus a’r rheolwr adran perthnasol.

Bydd y data yn cael ei gadw’n ddiogel yn system AD Carval y coleg ac ni fydd unrhyw unigolyn anawdurdodedig yn cael ei gyrchu. Bydd y data hwn yn cael ei gadw i sicrhau bod y coleg yn gallu cyflawni’r rhesymau a nodwyd dros brosesu’r data hwn. I gael rhagor o wybodaeth am gyfnodau a’r meini prawf cadw gwybodaeth, gweler Polisi Cadw Gwybodaeth Coleg Cambria.

Mae gan unigolion sy’n cyflwyno data yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio’r coleg - Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) - a gallwch wneud hynny ar-lein trwy’r ddolen hon - https://ico.org.uk/for-the-public

Nid yw Coleg Cambria yn defnyddio system gwneud penderfyniadau wedi’i hawtomeiddio na phroffilio mewn unrhyw un o’i weithrediadau prosesu data, ac ni fydd y wybodaeth y mae’r darpar weithiwr yn ei chyflwyno yn cael ei throsglwyddo i drydydd parti nac i wledydd y tu hwnt i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) neu’r Undeb Ewropeaidd (EU).

Coleg Cambria Privacy Notice for Prospective Employees

Coleg Cambria (“the College”) must collect information about prospective employees to carry out its operations and duties as an employer. The College will strive to observe the law in all aspects of handling data and will only use data for legitimate purposes. The College will maintain due care in processing data. The College will ensure data is timely, accurate, and secure, and subscribe to the principles of confidentiality, integrity and availability of data. The Data Protection Officer - dpo@cambria.ac.uk - will be responsible for the oversight of these principles. In this case, Coleg Cambria is the sole Data Controller (“the Controller”) and the Data Processors are Coleg Cambria and Blue Octopus.

Handling of personal data is a sensitive issue and College staff will not disclose data without the consent of the data subject or without legal, operational or contractual bases. Where data is disclosed to other agencies a contract exists for the transfer of this data.

Under the General Data Protection Legislation (GDPR), data subjects have rights which the College will facilitate and guard. They are as follows:

  • The Right to be Informed - subjects should understand the data they are submitting and how it will be processed

  • The Right of Access - subjects should have access to their data that is held by the Data Controller, if they request it

  • The Right to Rectification - subjects can request that incorrect personal data be rectified

  • The Right to Erasure (a.k.a. The “Right to be Forgotten”) - subjects can request the erasure of their personal data if there are no legitimate grounds for the Controller to retain it

  • The Right to Portability - the Data Controller should move the subject’s data to another controller for further use

  • The Right to Object - subjects can object to the processing of their data if they suspect the grounds for doing so are not legitimate

In this instance, we are collecting your information for the purposes of assessing your application for employment at Coleg Cambria. The College will process this data because we have legitimate and legal bases for reviewing your application. You may withdraw your consent for the College to process your data at any time. Please note if the relevant information is not provided we will not be able to assess your application.

The data captured here will be visible and accessible by the College’s Human Resources (HR) department staff members, Blue Octopus, and the relevant departmental manager.

The data will be stored in the College’s Carval HR system securely and will not be accessed by any unauthorised person(s). This data will be retained to ensure the College can fulfil the outlined reasons for processing this data. For further information regarding retention periods and retention criteria, see the Coleg Cambria Retention Policy.

Data subjects have the right to lodge a complaint with the College’s supervisory authority - the Information Commissioner’s Office (ICO) - and this can be done online via this link - https://ico.org.uk/for-the-public/

Coleg Cambria does not use automated decision-making or profiling in any of its data processing activities, and the information provided by the prospective employee will not be subject to transfer to third parties or countries outside of the European Economic Area (EEA) or European Union (EU).